Privacy
Stichting Adoptievoorzieningen gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. In het onderstaande privacyreglement kunt u lezen welke gegevens wij van u verzamelen en hoe deze door ons worden gebruikt.
Privacy, informatie-uitwisseling en inzage dossier
Wij hebben toestemming van de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen College Bescherming Persoonsgegevens) om bepaalde gegevens van u te registeren (meldingsnummer 1269822). Op de website van de Autoriteit vindt u meer informatie over uw rechten omtrent registratie.
Uitgangspunten bij registratie
Stichting Adoptievoorzieningen neemt de bescherming van persoonsgegevens zeer serieus en heeft een Functionaris gegevensbescherming aangesteld die toeziet op de naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Binnen Stichting Adoptievoorzieningen geldt het principe dat alleen die gegevens worden opgeslagen die nodig zijn voor de uitvoering van onze taken. De administratieve afdeling ziet uw dossier in tot aan plaatsing van het kind, de afdeling nazorg kan alleen bij de gegevens omtrent nazorgactiviteiten. Iedereen heeft wel toegang tot de NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) en de gegevens omtrent gezinssamenstelling (welke kinderen er in het gezin aanwezig zijn). Elke medewerker heeft alleen toegang tot die gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van zijn/haar taak. Elke medewerker heeft een VOG overlegd en tekent voor geheimhouding.
Welke gegevens registreren wij van u?
Uw dossier start met de gegevens die u aan ons doorgeeft op het aanvraagformulier. Vanaf dat moment wordt er van u een papieren en een digitaal dossier bijgehouden. Daarin wordt de
voortgang van uw adoptieprocedure bijgehouden: het toezenden van de acceptgiro voor de voorlichting, in welke voorlichtingsgroep u wordt ingedeeld, of u de voorlichting heeft afgerond. Indien u tussentijds de procedure uitstelt, wordt dit ook bijgehouden. Van alle telefoongesprekken worden aantekeningen gemaakt in het dossier. Wanneer er een adoptiekind in uw gezin is geplaatst, ontvangen wij hiervan bericht van de vergunninghouder. Deze geeft ons door: naam, geslacht, geboortedatum en land van herkomst van het kind, datum van de overdracht van het kind. Met de opneming van het buitenlandse adoptiekind wordt uw dossier gesloten. Wanneer u zou besluiten een tweede kind te willen adopteren, dan openen wij een nieuw dossier dat in de computer gekoppeld is aan uw eerdere dossier.
De afdeling nazorg van Stichting Adoptievoorzieningen werkt in hetzelfde registratiesysteem. Als u belt of mailt voor informatie of advies, dan wordt dit in ons registratiesysteem bijgehouden. Als u een (school)consult of VIB-G-traject bij ons afneemt, maken wij, naast aantekeningen in ons registratiesysteem, vaak ook videobeelden. U tekent hier bij de start van het traject een overeenkomst voor. Aan het eind van het traject ontvangt u van ons indien gewenst een dvd met de opnames. De originele opnames worden na afronding van het traject vernietigd. In de tussentijd worden de opnames veilig opgeslagen.
Welke informatie geven wij door?
Wij geven nooit adressenbestanden, e-mailadressen of andere persoonsgegevens door aan derden, behalve aan de Raad voor de Kinderbescherming en het ministerie van Justitie en Veiligheid. De gegevens die wij doorgeven, zijn nodig voor de voortgang van uw adoptieprocedure. Het ministerie van Justitie en Veiligheid werkt in hetzelfde registratiesysteem als wij, maar in een afgeschermd gedeelte. Wij kunnen hun brieven niet lezen. Andersom hebben zij beperkt toegang tot onze informatie. Het ministerie ziet alleen uw NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats, geboortedatum en -plaats) en informatie over uw gezinssamenstelling (huwelijkse staat, eventuele kinderen in het gezin).
Na de voorlichting gaat uw informatie door naar de Raad voor de Kinderbescherming voor het gezinsonderzoek. Dit is verplicht conform de wettelijke adoptieprocedure. Over het gezinsonderzoek zelf wordt bij ons niets geregistreerd. Wel houden wij bij of u een beginseltoestemming heeft gekregen of dat u bijvoorbeeld besloten heeft om uw procedure bij de Raad te stoppen.
Wij krijgen regelmatig verzoeken van derden (journalisten, onderzoekers, etc.) om gegevens te leveren voor medewerking aan bijv. enquêtes, interviews, wetenschappelijke onderzoeken. Wij gaan nooit in op verzoeken om adressenbestanden te leveren. Indien wij waarde hechten aan het onderwerp, zullen wij hoogstens een oproep plaatsen op onze website of u rechtstreeks benaderen om u te wijzen op het onderzoek/interview.
Nieuwsbrieven
Stichting Adoptievoorzieningen informeert aspirant-adoptieouders twee keer via e-mail met informatie die hen kan helpen bij hun oriëntatie tijdens de adoptieprocedure. U kunt zich hiervoor te allen tijden afmelden. Daarnaast bieden wij diverse nieuwsbrieven aan voor professionals, adoptieouders en andere geïnteresseeren. Uw e-mailadres wordt alleen met uw expliciete toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Het abonneebestand van de nieuwsbrief wordt niet aan derden beschikbaar gesteld.
U wilt uw dossier inzien?
U heeft het recht om uw dossier in te zien, zowel het papieren als het digitale dossier. Verzoeken hiertoe
dienen schriftelijk bij ons te worden ingediend. Voor meer informatie over rechten en plichten bij het inzien
van dossiers, verwijzen wij naar het inzagerecht dat u kunt teruglezen op de website van de Autoriteit
Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl > zoeken op ‘inzage’).
Laatst gewijzigd: mei 2018